Pada Jumat, 25 Oktober 2024, Dinas Sosial Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak (P3A) Kabupaten Gunungkidul melaksanakan kegiatan pemusnahan arsip di Gedung TAGANA. Kegiatan ini merupakan pemusnahan arsip pertama yang dilakukan oleh Dinas Sosial P3A, dalam rangka meningkatkan kualitas pengelolaan arsip serta mendukung kewajiban organisasi perangkat daerah (OPD) untuk mengelola arsip secara tertib dan efisien.
Proses pemusnahan arsip ini dilakukan sesuai prosedur yang telah ditetapkan. Sebelumnya, Dinas Sosial P3A menyusun berbagai dokumen pendukung sebagai persyaratan pemusnahan, seperti pembentukan Surat Keputusan (SK) Panitia Penilai Arsip, penilaian arsip yang telah dilakukan oleh tim ahli terhadap arsip yang memenuhi kriteria untuk dimusnahkan, hingga penyusunan Berita Acara (BA) penilaian arsip. Setelah tahapan administratif tersebut selesai, permohonan pemusnahan diajukan dan mendapat persetujuan dari Bupati Gunungkidul, memberikan izin untuk melanjutkan proses pemusnahan di tahun ini.
Kepala Dinas Sosial P3A Kabupaten Gunungkidul menyampaikan bahwa pemusnahan arsip ini merupakan bagian dari upaya pengelolaan arsip yang lebih baik di lingkungan Dinas Sosial P3A, sesuai dengan regulasi yang mengatur tentang manajemen arsip. “Pemusnahan arsip ini tidak hanya meningkatkan nilai pengelolaan arsip tetapi juga memastikan bahwa arsip yang tidak lagi relevan tidak memenuhi ruang dan sumber daya yang dapat digunakan untuk penyimpanan arsip-arsip yang lebih diperlukan,” jelas Kepala Dinas Sosial P3A.
Pemusnahan arsip kali ini dilakukan secara hati-hati untuk menghindari risiko atau masalah hukum di kemudian hari. Oleh karena itu, metode pembakaran dipilih sebagai cara paling aman untuk menghilangkan arsip-arsip lama. Dokumen yang dibakar meliputi arsip-arsip yang sudah melewati masa penyimpanannya atau tidak lagi memiliki nilai guna secara administratif maupun hukum. Panitia pemusnahan juga melakukan pengawasan ketat selama proses berlangsung guna memastikan tidak ada arsip yang tertinggal atau yang masih relevan ikut dimusnahkan.
Kegiatan ini mendapatkan apresiasi dari berbagai pihak, termasuk dari pemerintah daerah, yang menilai bahwa pemusnahan arsip secara berkala adalah langkah positif dalam meningkatkan efisiensi kerja OPD, khususnya dalam pengelolaan data dan dokumen. Di sisi lain, pemusnahan ini juga memberikan ruang lebih bagi penyimpanan arsip-arsip baru yang nantinya akan dikelola sesuai standar yang telah ditetapkan.
Selain itu, pemusnahan arsip diharapkan mampu mendorong OPD lain di lingkungan Pemerintah Kabupaten Gunungkidul untuk semakin tertib dalam pengelolaan arsipnya. Dengan pemusnahan arsip yang sesuai prosedur, diharapkan Dinas Sosial P3A dapat menciptakan sistem administrasi yang lebih efektif dan tertata dengan baik, sekaligus meminimalkan risiko penumpukan arsip di masa depan.
Kegiatan ini merupakan bagian dari komitmen Dinas Sosial P3A dalam mendukung kebijakan daerah mengenai pengelolaan arsip yang efektif dan transparan. Di masa mendatang, Dinas Sosial P3A berencana untuk terus memperbaiki sistem pengelolaan arsip melalui program-program serupa yang membantu meningkatkan kualitas layanan arsip, menjaga akuntabilitas, dan mewujudkan tata kelola arsip yang lebih profesional.
Link konten di instagram : Lihat